Workshop facilitation (facylitacja warsztatów) to prowadzenie spotkań grupowych tak, by uczestnicy wspólnie wypracowali konkretny rezultat: facylitator zarządza procesem (agenda, czas, dynamika grupy, dochodzenie do decyzji), ale nie narzuca treści. W BABOK warsztaty są jedną z podstawowych technik pozyskiwania wymagań (wydobywania).
Dla analityka to kompetencja warsztatowa w dosłownym sensie: dobrze poprowadzony warsztat zastępuje kilkanaście wywiadów i - co ważniejsze - konfrontuje interesariuszy ze sobą nawzajem, a nie tylko z analitykiem. Sprzeczności między działami wychodzą na żywo, przy tablicy, zamiast ujawniać się w trzecim miesiącu projektu. Typowe formaty: event storming, story mapping, warsztaty priorytetyzacji, mapowanie procesów.
Przykład z MediFlow: proces odwoływania wizyt działał inaczej w różnych przychodniach - w jednej odwołanie telefoniczne przyjmowała tylko rejestracja macierzysta, w innej dowolna, w trzeciej pacjent „odwoływał" przez nieprzyjście. Analityk zwołał czterogodzinny warsztat z kierowniczkami rejestracji wszystkich 12 placówek: mapa procesu as-is na ścianie, różnice oznaczone karteczkami, potem wspólne zaprojektowanie jednego procesu to-be. Dwanaście osobnych wywiadów dałoby dwanaście wersji i zero uzgodnienia; warsztat dał jeden proces oraz współautorstwo, dzięki któremu kierowniczki same broniły potem tego procesu u siebie.
Częsta pomyłka: facylitator, który forsuje własne rozwiązanie. To już nie warsztat, tylko prezentacja z elementami teatru uczestnictwa - grupa wyczuwa to natychmiast i przestaje cokolwiek wnosić. Druga: warsztat bez celu i agendy, czyli drogie spotkanie statusowe. Prosty test: jeśli nie umiesz dokończyć zdania „wychodzimy z sali z gotowym...", odwołaj warsztat.